POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
S&SEN

Nit: 900544098-0
Domicilio: KM 8.5 Ciudadela Complex LLANOGRANDE, Rionegro, Antioquia.
Teléfono: 6044481197

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la constitución política, la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por S&SEN respecto la recolección, almacenamiento uso, circulación supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicadas las siguientes definiciones a) Autorización: consentimiento previo expreso e informado del titular para llevar el tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otra forma generado por el responsable que se pone a disposición del titular para tratamiento de sus datos personales. En el aviso de la privacidad se comunica la titular información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas con finalidad del tratamiento que se pretende dar a sus datos. C) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. d) Dato personal: Cualquier información vinculado o que pueda asociarse a unas varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros , en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f)Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular; g) Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso es indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que releven el origen racial étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos ; h)Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamientos de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
i) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, dedicada sobre base de datos y/o el tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: S&SEN podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar relaciones contractuales con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informe sobre nuevos productos o servicio y/o sobre cambios en los mismos; d) evaluar la calidad del servicio; e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil , vía mensajes de texto (SMS y/o MMS)o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o para crearse, información comercial o publicitario o promocional sobre los productos y/o servicios , eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar y dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por S&SEN y/ o por terceras personas;
f) los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en S&SEN se regirá por los siguientes principios a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informado al titular; b) Principio de libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso en informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado de datos parciales incompletos, fraccionados o que induzcan a error d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de S&SEN en cualquier momento o sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por la titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte S&SEN se deberá proteger mediante medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad de los registros evitando su adulteración, perdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento PARAGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolectan datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento. 5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE S&S INGENIERIA ELECTRICA S.A.S. los titulares por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de S&S Ingeniería Eléctrica S.A.S. a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que se estén bajo el control de S&SEN para efectos de consultarlos de manera gratuita. b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitarse la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho de solicitar la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera la autorización para realizar el tratamiento; d)Derecho a ser informado respecto del uso de dato personal; e) derecho a presentar quejas ante la superintendencia de industria y comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la superintendencia de industria y comercio PARAGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto titular como la persona representante deberá demostrar su identidad y de ser el caso, la calidad en virtud de la cual el representa al titular. PARAGRAFO SEGUNDO: los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos
6. DEBERES DE S&S INGENIERIA ELÉCTRICA S.A.S.: Todos los obligados a cumplir en esta política deben tener presente que S&SEN está obligado a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones A. Deberes cuando actúa como responsable (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada (iii) informar a solicitud del titular sobre el uso dado datos personales (iv) tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarios para impedir su adulteraciones perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) actualizar la información cuando sea necesario (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente B. Deberes cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable de tratamiento) deberá cumplir con los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable del tratamiento este autorizado para suministrar los datos personales que tratara como encargado (ii) garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data (iii) conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida consulta, uso acceso no autorizado fraudulento.(iv)Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de datos (v)Actualizar información reporta por los responsables del tratamiento de los cinco(5) días hábiles contados a partir de su recibo (vi)tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii)Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite “en la forma en que se establece la presente política (ix) insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial “una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de dato personal (x) Abastecer de circular de información que se esté siendo controvertida por el titular cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio (xi)permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii)Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se representen violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de información titulares (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio. C Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado (i) Suministrar a el encargado del tratamiento únicamente los datos cuyo tratamiento este previamente autorizad. Para efectos de la trasmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de trasmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta actualizada, comprobable y comprensible (iii) comunicar de forma oportuna al encargado de tratamiento todas novedades respecto a los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este mantenga actualizada (iv) informar de manera oportuna al encargado del tratamiento los cambios realizados sobre datos personales para que se puedan realizar ajustes necesarios. (V) Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento con respecto a las condiciones de seguridad y privacidad la información del titular (vi)informar al encargado del tratamiento cuando determina información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo D. Deberes respecto a la superintendencia de industria y comercio (I) informar las eventualidades violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, S&SEN solicitara al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicándola finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato en todo caso, con observación de las disposiciones legales que origine sobre materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que S&SEN no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información publicara el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento cuyo texto conservara para constancia posterior por parte del titular de dato y/o de la superintedencia de industria y comercio. 9. LIMITACIONES TEMPORALES DE LOS DATOS PERSONALES: S&SEN solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo a las finalidades que se justificaron el tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos en su posesión.